Każdy urząd państwowy podlega określonej organizacji i zarządzaniu. Aby działa on sprawnie, wszystkie elementy muszą ze sobą współgrać. Nie wystarczy tylko dobrze wykwalifikowana kadra pracownicza. Bez właściwej organizacji każda praca będzie bezproduktywna. Jednym z elementów takiej organizacji jest obieg dokumentów. Kiedy petent składa jakieś pismo do urzędu, to nigdy nie zastanawia się, jaką drogę będzie ono pokonywać, między jakimi pracownikami i działami będzie ono krążyć. Petentowi zależy tylko na tym, aby jego sprawa była rozstrzygnięta pozytywnie i w Mierę możliwości jak najszybciej. Nie interesuje go obieg dokumentów w urzędzie. Petent nie zdaje sobie jednak sprawy z tego, że to właśnie właściwy i sprawny obieg dokumentów zapewnia szybkość i efektywność w załatwianiu spraw administracyjnych. Obieg dokumentów uregulowany jest zazwyczaj w jakimś akcie prawnym wewnętrznym, na przykład zarządzeniu. Wszyscy pracownicy muszą mu bez wyjątku podlegać. Drogi służbowej nie można skrócić, jest to wbrew procedurze.
